외부 사용자 초대
조직에 등록되지 않은 외부 사용자를 이메일로 공유 폴더에 초대하는 방법을 안내합니다. 초대받은 사용자는 메일의 안내에 따라 가입한 뒤 SHIELD Drive에 로그인하면 공유 폴더 구성원으로 추가됩니다.
1. 사용 조건
아래 조건을 모두 만족할 때만 외부 사용자 초대 기능이 표시됩니다.
| 조건 | 설정 위치 |
|---|---|
| "공유함 외부 사용자 초대"를 사용함으로 설정 | 관리자 콘솔 > 설정 > 사용 설정 |
| 메일 서버(SMTP) 설정 | Security365 관리센터 |
| 접근 권한을 편집할 수 있는 사용자 | 공유 폴더 오너 |
조건을 만족하지 않으면 구성원 영역에 [초대된 사용자] 항목이 표시되지 않고, 조직에 없는 이메일을 입력하면 "검색된 사용자가 없습니다."가 표시됩니다.
2. 외부 사용자 초대하기
- 공유 폴더의 접근 권한 관리 창을 엽니다. (공유 폴더 접근 권한 설정 참고)
- 초대할 역할을 클릭하거나 [접근 권한 등록]으로 새 역할을 만듭니다.
- 구성원 검색란에 초대할 사람의 이메일 주소를 정확히 입력합니다.
- 검색 결과에 표시되는 이메일 항목을 클릭합니다.
- [초대된 사용자] 영역에 이메일이 추가된 것을 확인합니다.
- [등록] 또는 [저장]을 클릭합니다. 저장하는 시점에 초대 메일이 발송됩니다.
- 이메일 형식이 아니거나, 이미 구성원·초대 대상에 있는 이메일은 검색 결과에 표시되지 않습니다.
- [모든 사용자 추가]를 체크한 상태에서도 외부 사용자는 이메일로 추가할 수 있습니다. 이때 검색란에 "외부 사용자는 이메일로 추가합니다." 안내가 표시됩니다.
- 이미 초대한 이메일에는 메일이 다시 발송되지 않습니다. 모든 역할에서 해당 이메일을 뺀 뒤 다시 추가하면 한 번 더 발송됩니다.
- 접근 권한 목록의 구성원 수에는 초대한 외부 사용자 수가 포함됩니다.
3. 초대 취소
- 해당 역할의 세부 정보 창을 엽니다.
- [초대된 사용자] 영역에서 취소할 이메일 옆의 닫기 아이콘을 클릭합니다.
- [저장]을 클릭합니다.
4. 초대받은 사용자의 가입 흐름
| 단계 | 내용 |
|---|---|
| 1. 초대 메일 수신 | Security365에서 회원가입 링크가 담긴 초대 메일 발송 |
| 2. 가입 | 링크에서 이름·이메일·비밀번호를 입력해 가입. 초대한 회사의 사용자로 등록됨 |
| 3. 로그인 | 가입한 계정으로 SHIELD Drive에 로그인 |
| 4. 구성원 반영 | 초대된 역할의 구성원으로 추가되어 [공유함]에 해당 공유 폴더 표시 |
- 이미 Security365에 등록된 이메일이면 가입할 수 없습니다. 이 경우 해당 사용자를 이름이나 이메일로 검색해 일반 구성원으로 추가합니다.
- 외부 사용자는 초대된 역할의 사용 권한 안에서 공유 폴더를 사용합니다.
주의 - 가입을 마친 외부 사용자는 화면에서 조직 내 사용자와 구분되어 표시되지 않습니다. 외부 사용자에게 줄 권한은 별도 역할을 만들어 관리하는 것을 권장합니다.